‘실수’ 어떻게 줄일 것인가… Check List 활용하라
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‘실수’ 어떻게 줄일 것인가… Check List 활용하라
  • 이근순 한국수력원자력 센터장
  • 승인 2018.11.07 15:30
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[이근순의 KNOW-HOW] 치밀한 준비가 행사의 완성도를 높인다

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이근순 한국수력원자력 원전사후기술센터장(중앙연구원)은 다년간 주최자로서 큰 규모의 국제회의를 주도적으로 이끈 경험의 소유자다. 여러 행사를 진행하면서 그는 한 가지 의문을 가졌다. “행사의 성공이라는 같은 목적을 갖고 일하면서도, 어째서 문제와 갈등은 끊이지 않고 발생하는 것인가?” 지난호에서 ‘마이스 주최자 TIP’을 공개한 그가 이번호부터 기획연재를 시작한다. 행사의 준비단계부터 마무리까지, 생생한 사례와 함께 경험에서 체득한 자신만의 ‘마이스 노하우’를 여기 공개한다.

※기획연재 순서

①이것이 행사의 성공조건이다

②MICE 행사, 주최자의 역할이 중요하다

③참신한 아이디어가 행사의 가치를 높인다

④치밀한 준비가 행사의 완성도를 높인다

⑤행사에서 배려는 기본이다

⑥기분 좋은 마무리를 만들어야 한다

행사 개최와 그 기본계획이 확정됐다면 이때부터가 본격적인 행사준비의 시작이다. 그러나 막상 준비를 한다고 생각하니 무엇을, 어떻게, 어떤 순서로 해야 할지 고민되기도 할 것이다. 기본계획에 개략적으로 기술이 돼있는 행사명, 행사목적, 행사일정, 소요예산 등에 대해 이것을 기반으로 보다 구체적인 세부 실행계획과 준비계획을 만들어야 한다. 

기본계획을 정했다면 가장 먼저 해야 할 것은 행사준비와 진행을 위한 인프라 구축이다. 행사 인프라는 전담조직과 인력, 업무 및 회의 공간, 업무용 설비 및 정보통신, 협력조직 및 자문기구, 행사예산 등을 말한다. 이중 가장 중요한 것은 행사 ‘전담조직’과 ‘전담인력’이다. 공식적인 조직과 제도 속에서 유능한 행사 전담인력은 행사의 성패에 큰 영향을 준다. 전담조직은 행사준비에 필요한 인프라를 순차적으로 적기에 그리고 목적에 부합하게 확보하는 것이 중요하다. 

인프라가 어느 정도 구축되면 전담조직이 만들어야 할 것은 세부(실행)계획이다. 준비 항목별 담당자가 보다 구체적이고 상세한 계획을 수립, 점검 및 이행하기 위해선 세부 계획이 반드시 필요하다. 따라서 세부계획에는 초청대상자 선정, 홈페이지 구축 및 운영, 동영상 제작, 전시장 운영, 의전 및 영접, 숙박 및 수송, 산업체견학 및 문화탐방, 홍보, 안전과 비상, 워킹그룹 운영, 행사 슬로건 및 캐츠프레이즈 선정, 자원봉사자 선정 및 운영, 배우자 프로그램, 부대행사, 식음료, 공연, 각종 인쇄물 및 제작물 등 행사가 갖춰야 할 모든 분야가 상세하게 기술돼야 한다. 이러한 계획은 의사결정, 구성원 간 공유, 치밀한 행사준비를 목적으로 하며 행사 규모에 따라 부문별 상세 운영계획을 별도로 작성하는 것이 좋다. 

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갖춰놓은 계획에 따라 행사를 치밀하게 준비하고 성공적으로 마무리하기 위해선 ①준비항목별 준비일정표(Schedule), ②준비항목별 진행사항 점검표(Check List), ③행사 진행요원 운영계획(Staff Operation Plan), ④행사 진행 시나리오(Scenario), ⑤분야별 진행요원 역할(Role)과 시나리오, ⑥귀빈 역할표(VIP Role) 등을 작성해야 한다. 모든 참석자가 ‘행사의 주인’이라 하지만 주요 귀빈들에 대한 영접과 의전은 잊어서는 안 될 중요한 준비요소다. 귀빈들의 동선, 접견장, 행사장, 연회장 등에서 서열에 맞는 좌석배치는 원칙에 따라 상호 이해가 되도록 만들어야 한다. 서열이 불분명하거나 대리참석의 경우 사전에 좌석배치에 대한 양해를 구하는 것이 좋으며, 행사장별 좌석배치 현황은 비서팀을 통해 사전에 공지해야 한다. 특히 행사에서 개회사, 테이프 커팅식, 기념식수, 건배사 등의 역할을 맡은 귀빈들에게는 사전에 그의 역할이 무엇인지 준비사항은 무엇인지를 분명하게 알려주어야 한다. 

행사를 준비하면서 실수하기 쉬운 것이 바로 연설문 내용이다. 개회사, 환영사, 격려사, 축사 등이 동일 행사장에서 연속적으로 공개되는 경우 자칫 내용이 중복되는 경우가 종종 있다. 이를 방지하기 위해서는 직위가 가장 높은 자의 연설문을 확정하고 다음의 직위 순으로 연설문을 확정해야 한다. 전담팀에서 중복된 내용을 발견하면 연설자 또는 그의 비서에서 반드시 알려 중복되지 않도록 해야 한다. 

행사의 성공과 완성도를 높이기 위해서는 충실한 계획을 수립함과 동시에 업무별 담당자의 역할을 분명히 하고 단계별·분야별 점검표(Check List)를 만들어 준비사항을 면밀하게 점검하고 필요한 조치를 해야 한다. 또한 계획과 점검이 실행력을 갖고 매끄럽게 진행되는 것을 원한다면 실전과 같은 분야별 리허설과 종합 리허설을 놓치지 말아야 한다. 잦은 리허설은 자칫 행사준비를 방해할 수 있기 때문에 도상리허설(테이블 리허설), 드라이 리허설 그리고 드레스 리허설 등의 우선 순서를 정해 리허설을 최소화 하는 것도 고려할 필요가 있겠다. 

이와 같이 기본계획, 상세계획, 사전점검, 시나리오 등 모든 분야를 치밀하게 준비하고 실행한다면 행사가 더욱 돋보일 것이다. 모든 준비는 행사전담팀이 독자적으로 수행하기 보다는 행사기획사, 홍보전문사, 행사 경험자, 자문그룹, 협력기관 등과 함께 하는 것이 실수를 줄이고 행사품격을 높이는 방법이다. 

이근순 한국수력원자력 원전사후기술센터장


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