‘버추얼 회의 끝판왕’ UIA 서울총회, 어떻게 만들어졌나
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‘버추얼 회의 끝판왕’ UIA 서울총회, 어떻게 만들어졌나
  • 기획취재팀
  • 승인 2020.11.26 14:45
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[서울관광재단 공동기획]
버추얼서울 플랫폼, 기획부터 온라인행사까지 ‘UIA 서울총회’ 톺아보기
서울 가상회의 플랫폼 메인화면.
서울 가상회의 플랫폼 메인화면.

올 5월에야 온라인 전환 결정 ‘3개월여’ 숨 가빴던 여정
사례조사 후 ‘서울이 필요한 것’ 기준으로 플랫폼 찾아
접근성·편의성 높고 도시마케팅 가능한 ‘웹GL’ 방식 선택
기획자·IT개발자·PCO 역할 배분일사불란한 움직임

지난 9월 17일 ‘8차 국제협회연합(UIA) 아시아‧태평양 총회(UIA아태총회)’가 서울에서 개최됐다. 비대면 버추얼 방식으로 치렀지만, 엄연히 개최지가 있는 국제회의였다. 지난해 3월, 2020년 UIA아태총회 개최지로 선정된 서울은 온라인 행사로 전환키로 한 올해 5월부터 깊은 고민에 빠졌다. 총회 개회까지 남은 시간은 3개월여, 단순히 화상회의를 ‘중계’하는 수준으로라도 ‘행사를 무사히 치러낼 것인가’ 아니면, 개최지 이점을 최대한 살려 마이스 도시 서울을 전 세계에 홍보하는 ‘브랜딩효과’까지 끌어낼 것인가. 실행을 맡은 서울시와 서울관광재단 관계자들은 총회 일정을 받아들고 조급해졌다. ‘개최지 서울’의 숨 가쁜 여정은 이렇게 시작됐다.

 

개회까지 ‘3개월’ 남았다
‘버추얼서울’ 플랫폼을 탄생시켜라

서울관광재단은 이미 마이스 베테랑들이었지만, 처음 시도하는 버추얼 회의라는 과제 앞에선 신입사원에 불과했다. 눈에 보이지도 손에 잡히지도 않는 가상세계에 회의현장을 만드는 일은 단기간에 건물을 새로 지어 올리는 것과 같았다. 설계도면부터 만들어 보자는 심정으로 ‘사례조사’에 착수했다.

올해 5월 당시 국내에서 개최한 바이오 코리아 행사를 비롯해 해외에서 간간이 치러지던 온라인 행사들을 들여다봤다. 버추얼, 하이브리드 등 온라인 기반 행사 플랫폼들의 유형을 나눴고, 유형별 장단점을 도출했다. 이때만 해도, 온라인 행사의 경우 화상회의 프로그램만을 사용하는 ‘웨비나’부터 라이브·녹화 영상을 페이스북이나 유튜브로 송출하는 ‘스트리밍’ 방식 혹은 별도 웹사이트를 제작해 연사들의 강연과 전시 참가사의 정보를 일목요연하게 정리해주는 비교적 단순한 형태의 사례들이 주를 이뤘다.

해외 사례도 참가자들이 3D 가상공간에 자신과 똑 닮은 아바타로 접속해 실시간으로 강연을 듣고, 대화를 나누는 소셜 VR이 그나마 가장 진화된 형식의 온라인 회의였다. 이런 회의는 대체로 소셜 VR 플랫폼 개발사인 미국의 VirBELA, 스페인의 Virtway Events, 인디크래프트를 개최했던 글로벌 게임 전문 전자상거래 플랫폼사 엑솔라(Xsolla) 등 온라인에서 강력한 온라인 행사 플랫폼을 보유하고 있던 업체들이 시도했다. 자신들의 기술을 회의와 이벤트에 접목하면 되니 그만큼 빠르게 대처할 수 있었던 것이다.

서울관광재단 관계자는 그러나 “소셜VR 형태의 플랫폼은 유저가 클라이언트 파일을 다운로드 받은 후 접속해야 해서 접근성이 떨어지고, PC의 성능이나 인터넷 속도에 따라 크게 영향을 받으니 원활한 회의를 진행하기엔 한계가 있어 보였다”고 지적했다.

버추얼 서울 플랫폼 단계 별 역할 테이블
버추얼서울 플랫폼 단계별 역할 테이블

 

접근성과 편의성이 높고, 도시마케팅이 가능하며
네트워킹(게이미피케이션) 기능을 구현할 수 있는 방식 채택

UIA 총회는 기술력보다 비즈니스 네트워크에 초점이 맞춰진 행사였기에 서울은 다른 방안을 찾아야 했다. 버추얼 서울 플랫폼의 잠재적 이용자는 상대적으로 높은 연령대의 MICE행사 참가자인 데다, 여러 국가에서 동시 접속하며, 연사의 강연뿐 아니라 네트워킹을 얼마나 자연스럽게 이어줄 수 있는지가 관건이었다. 서울관광재단은 이 같은 분석결과를 토대로 △접근성과 편의성이 높고 △도시마케팅이 가능하며 △네트워킹(게이미피케이션) 기능을 구현할 수 있어야 한다는 기준점을 세웠다.

서울의 눈에 들어온 건 ‘웹GL(Graphic Library)’이었다. 이 기술은 아바타로 실시간 대화를 나눌 순 없지만, 360도로 그래픽을 보여주면서 동시에 (웹 기반으로 제작하는 방식이라) 인터넷 주소(URL)만 입력하면 접속할 수 있어 접근성이 뛰어났다. 모바일, 테블릿 등 다양한 기기로도 접속 가능하니 소셜VR의 형태보다 인터넷 환경이나 컴퓨터 성능의 영향을 덜 받는다는 장점이 있다.

이렇게 온라인 회의 솔루션을 정했고, 이젠 웹GL이라는 뼈대에 마이스행사(국제회의)라는 살 붙이는 작업에 들어갔다. 개발사를 선정하는 데 집중하면서 단계별로 각 주체의 역할을 정리했다. 서울관광재단 관계자에 따르면, 버추얼서울 플랫폼을 기획하고 온라인행사를 개최하려면 △기획·총괄 △3D그래픽 제작과 플랫폼 개발 △행사 운영 등 최소 3개 부문의 참여 주체가 필요하다. 기획·총괄을 맡은 서울관광재단은 케이스 스터디를 시작으로 개발사 발굴·선정, 플랫폼 내 공간과 기능 기획, 버추얼 이벤트 기획, 국내외 홍보, 360VR 영상(16편) 제작, 주최기관과 커뮤니케이션 등에 착수했다.

3D그래픽 제작사인 에이아이엑스랩(AIX LAB)은 창덕궁(컨퍼런스룸), 라운지(서울식물원), 남산 서울타워(홍보부스), DDP 옥상정원(가상투어관) 등 서울의 유니크베뉴를 3D 가상공간으로 구현했다. 이를 바탕으로 티저 영상, 행사 후의 애프터 무비도 제작했다. 에이아이엑스랩이 제작한 그래픽을 3D로 구현하는 기술은 살린이 맡았다. 이와 함께 화상회의 프로그램을 탑재시켜 구동하는 것, 게이미피케이션 기능을 개발하는 것과 버추얼 서울 플랫폼의 안정화, 행사 중 기술지원, 행사 후 통계자료 추출 등 세부실행활동이 소프트웨어 역할을 하면서 빅데이터를 수집했다.

다양한 실험적 시도로 이목을 끌어온 ‘젊은 PCO’ MW네트웍스는 개발사와 커뮤니케이션을 통해 버추얼서울 플랫폼이 기획된 대로 개발될 수 있도록 연계하고 조정했다. 세부적으로는 등록페이지와 결제시스템 구축, 참가자 초청·등록 관리, 연사 관리와 강연 녹화, 홍보 디자인 물 제작, 리허설 준비, 행사 운영과 통계분석 등을 수행해 온라인행사에서도 PCO의 노하우가 필요하단 걸 증명했다.

버추얼서울 활용 사례(서울의료관광 국제포럼, 서울 관광 스타트업 데모데이)
버추얼서울 활용 사례(서울의료관광 국제포럼, 서울 관광 스타트업 데모데이)

 

 

버추얼서울 플랫폼, 3D그래픽 소스, 활용가이드 공개
서울의료관광 국제포럼, 아시아테플 국제학술대회, 서울 관광 스타트업 데모데이 등 활용

 

이처럼 다양한 참여주체들의 협업으로, 버추얼서울 플랫폼에서 개최된 온라인 행사 UIA 서울총회는 성황리에 막을 내렸다. 온라인으로도 얼마든지 개최지의 도시마케팅이 가능하다는 것을 전 세계에 선보였고, 이후 관광, 전시 분야까지 ‘온라인 마이스’를 기대케 했다는 평가다. 서울관광재단은 버추얼서울 플랫폼을 체험용으로 편집해 서울컨벤션뷰로 홈페이지(https://korean.miceseoul.com/virtual-seoul-platform)에 공개했다. 온라인 행사를 유치·개최하려는 주최자와 기획자가 활용할 수 있도록 ‘버추얼서울 데모버전’과 3D그래픽 제작 소스 그리고 활용 가이드를 함께 배포하고 있다. 실제로 버추얼서울 플랫폼의 기술과 노하우는 서울의료관광 국제트래블마트(SITMMT, 11월 6~19일)와 2020, 제 18회 아시아테플 국제학술대회(11월 27~29일), 서울 관광 스타트업 데모데이(11월 26일)에 활용되기도 한다.

김지현 서울관광재단 MICE기획팀장은 “버추얼 서울은 코로나19로 어려운 상황을 극복하기 위한 방법 중 하나로 고안된 것”이라며 “오프라인 행사를 다시 개최하기 전까지 버추얼서 울로 더 많은 온라인 행사를 개최하고, 보다 더 많은 잠재적 MICE 참가자들에게 서울을 경험시켜 MICE도시 서울이 지속적으로 발전할 수 있도록 노력할 것”이라고 전했다.

기획취재팀 info@micepost.co.kr

※이 기사는 서울관광재단이 발행하는 서울컨벤션뷰로 뉴스레터(11월호)에서도 보실 수 있습니다.



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